Metode Pencatatan : Perpetual dan Periodik

Dalam melakukan pencatatan atas aktivitas perusahaan dagang, terdapat 2 (dua) metode yang dapat digunakan, yaitu :

1. Metode Perpetual (Perpetual Inventory Method)
   
2. Metode Periodik (Periodic Inventory Method)
   

 

Berikut penjelasannya :

 

1. Metode Perpetual (Perpetual Inventory Method)

Yaitu metode pencatatan persediaan dimana perusahaan akan melakukan pencatatan terhadap transaksi yang berhubungan dengan persediaan secara terus menerus pada saat transaksi tersebut terjadi.

Dalam metode perpetual, perusahaan mengadakan pencatatan secara mendetail atas biaya perolehan barang persediaan barang dagang yang dibeli maupun dijual. Pencatatan tersebut berlangsung secara terus-menerus, sehingga menunjukkan jumlah persediaan yang ada di perusahaan untuk setiap jenis persediaan secara real time.

Dengan kata lain, pada metode perpetual ini, persediaan akan dimuktahirkan secara terus menerus. Metode ini dapat menciptakan pengawasan atas persediaan yang lebih baik. Walaupun pencatatannya dilakukan secara terus menerus, perhitungan fisik harus tetap dilakukan paling tidak sekali dalam waktu setahun.

Perhitungan fisik ini harus dilakukan agar dapat mengungkap adanya transaksi persediaan yang tidak tertangkap oleh sistem elektronik, misalnya persediaan yang salah simpan, rusak, ataupun dicuri. Dengan perhitungan fisik ini, jumlah persediaan akhir yang menunjukkan keadaan sebenarnya dapat disajikan dalam laporan keuangan, dan sekaligus juga dapat memeriksa lagi ketelitian yang terdapat dalam sistem perpetual.

Metode perpetual ini umumnya digunakan oleh perusahaan yang menjual barang dengan harga relatif mahal dan jumlahnya sedikit, seperti mobil, laptop, dan lain-lain.

Dengan metode perpetual, beban pokok dari barang yang dijual akan ditentukan setiap kali terjadinya penjualan. Perlu diperhatikan bahwa dalam pencatatan menggunakan metode perpetual, akun pembelian, retur pembelian, potongan pembelian, dan akun biaya angkut pembelian tidak akan digunakan. Akun tersebut digantikan dengan akun Persediaan Barang Dagang dan akun Beban Pokok Penjualan.

 

a. Mencatat Pembelian

Pembelian persediaan ini dapat dilakukan oleh perusahaan baik secara tunai maupun secara kredit. Pada umumnya, Transaksi pembelian baru akan dicatat ketika barang sudah diterima oleh pembeli. Setiap transaksi pembelian harus didukung dengan bukti pembayaran jika secara tunai dan didukung dengan faktur pembelian jika secara kredit.

Faktur pembelian ini adalah salinan dari faktur yang dikirim oleh penjual, sehingga pembeli tidak perlu menyiapkan faktur pembelian karena salinan dari faktur penjualan yang telah disiapkan dan dikirim oleh penjual akan menjadi faktur pembelian bagi pembeli tersebut.

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi pembelian persediaan adalah sebagai berikut:

Persediaan Barang Dagang                 Kas / Hutang Dagang

XXX

XXX

 

b. Mencatat Retur Pembelian 

Barang yang diterima oleh pembeli dari penjual bisa saja rusak, cacat, atau mungkin tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta, sehingga pembeli memiliki hak untuk mengembalikan barang yang telah diterimanya kepada penjual. Transaksi ini disebut dengan Retur Pembelian.

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi retur pembelian atas persediaan adalah sebagai berikut:

 

Kas / Hutang Dagang                 Persediaan Barang Dagang

XXX

XXX

 

c. Mencatat Biaya Angkut Pembelian

Sebenarnya metode perpetual tidak mengenal akun Biaya Angkut Pembelian, tapi dalam kasus tertentu biasanya akan digunakan akun ini. Perlu diperhatikan bahwa biaya angkut pembelian ini akan menambah beban pokok dari barang yang dibeli, sehingga biaya angkut pembelian akan menambah nilai Beban Pokok Penjualan. Oleh karena itu dalam metode perpetual, biaya angkut pembelian akan digantikan dengan akun Beban Pokok Penjualan.

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi pembayaran biaya angkut pembelian adalah sebagai berikut:

 

Beban Pokok Penjualan                 Kas / Hutang Dagang

XXX

XXX

 

 d. Mencatat Potongan Pembelian

Seperti yang telah dikatakan bahwa metode perpetual tidak mengenal akun potongan pembelian, sehingga ketika terjadi transaksi pembayaran utang pada periode potongan, maka akan mengurangi saldo akun Beban Pokok Penjualan. Karena akun potongan pembelian ini sifatnya mengurangi beban pokok atas barang yang dibeli, sehingga akan digantikan dengan akun Beban Pokok Penjualan di sebelah kredit.

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh pembeli untuk mencatat transaksi pembayaran utang disertai dengan potongan pembelian adalah sebagai berikut:

 

Hutang Dagang                 Kas                 Beban Pokok Penjualan

XXX

XXX XXX

 

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh pembeli untuk mencatat transaksi pembayaran utang jika tanpa disertai dengan potongan pembelian adalah sebagai berikut:

 

Hutang Dagang                 Kas

XXX

XXX

 

e. Mencatat Penjualan

Terdapat 2 ayat jurnal sekaligus yang perlu dibuat oleh penjual untuk mencatat transaksi penjualan dengan metode perpetual, yaitu sebagai berikut:

 

Kas / Piutang Dagang                 Penjualan   Beban Pokok Penjualan                 Persediaan Barang Dagang

XXX     XXX

XXX     XXX

 

f. Mencatat Retur Penjualan

Retur Penjualan terjadi apabila perusahaan menerima kembali persediaan yang telah dijualnya kepada pembeli dikarenakan adanya kerusakan barang, kecacatan barang atau barang yang dikirim tidak sesuai dengan kriteria yang diminta oleh pembeli.

Retur penjualan adalah akun kontra atau akun pengurang dari akun penjualan. Jika akun penjualan memiliki saldo normal di sebelah kredit, maka akun retur penjualan memiliki saldo normal yang berlawanan dengan akun penjualan, yaitu di sebelah debit.

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh perusahaan untuk mencatat transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijualnya adalah sebagai berikut:

Retur Penjualan                 Kas / Piutang Dagang   Persediaan Barang Dagang                 Beban Pokok Penjualan

XXX     XXX

XXX     XXX

g. Mencatat Potongan Penjualan

Penjual biasanya akan memberikan potongan tunai untuk pembayaran yang dilakukan dalam waktu segera setelah tanggal pembelian. Potongan yang diberikan oleh penjual ini disebut dengan Potongan Penjualan. Sama seperti retur penjualan, potongan penjualan juga termasuk sebagai akun kontra dari akun penjualan.

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh penjual pada saat menerima pelunasan piutang dagang oleh pelanggan disertai dengan potongan penjualan adalah sebagai berikut:

Kas Potongan Penjualan                 Piutang Dagang

XXX XXX

XXX

 

Sedangkan ayat jurnal yang perlu dibuat oleh penjual pada saat menerima pelunasan piutang dagang oleh pelanggan jika tanpa disertai dengan potongan penjualan adalah sebagai berikut:

Kas                 Piutang Dagang

XXX

XXX

 

h. Mencatat Biaya Angkut Penjualan

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi pembayaran biaya angkut penjualan adalah sebagai berikut:

Biaya Angkut Penjualan                 Kas / Hutang Dagang

XXX

XXX

 

2. Metode Periodik (Periodic Inventory Method)

Yaitu metode pencatatan persediaan dimana perusahaan tidak akan mengadakan pencatatan secara mendetail atas persediaan yang dimilikinya sepanjang periode seperti pada metode perpetual. Penentuan biaya perolehan persediaan yang terjual hanya dilakukan pada setiap akhir periode saja. Itulah kenapa metode ini disebut dengan metode periodik.

Pada akhir periode, perusahaan akan melakukan perhitungan fisik pada persediaan yang terdapat dalam perusahaan atau yang masih belum terjual untuk menentukan besarnya biaya perolehan persediaan yang terdapat pada akhir tahun yang akan disajikan dalam laporan keuangan nantinya.

Tahapan yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk menentukan besarnya biaya perolehan atas persediaan yang terjual pada metode periodik adalah sebagai berikut:

• Menentukan biaya perolehan persediaan yang terdapat pada awal periode (persediaan awal).
• Menambahkan biaya perolehan persediaan pada awal periode dengan biaya perolehan barang yang dibeli sepanjang tahun berjalan (pembelian).
• Mengurangkan pertambahan biaya tersebut dengan biaya perolehan persediaan yang terdapat pada akhir periode (persediaan akhir). 

 

Metode periodik pada umumnya digunakan oleh perusahaan dagang yang menjual barang dengan harga relatif murah dan barang yang dijual jumlahnya banyak, seperti supermarket, dan lain-lain.

Pada metode periodik, pembelian persediaan barang dagangan akan dicatat dengan menggunakan akun pembelian, bukan persediaan seperti pada metode perpetual. Dalam metode periodik juga akan terdapat akun-akun yang digunakan secara terpisah seperti berikut ini: Potongan Pembelian, Retur Pembelian, Biaya Angkut Pembelian, dan Pembelian.

Dalam metode periodik ataupun perpetual tidak ada perbedaan dalam pencatatan biaya angkut penjualan dan potongan penjualan, karena akun-akun tersebut bukanlah komponen yang digunakan untuk menghitung besarnya beban pokok penjualan.

Demikian juga untuk akun retur penjualan dan penjualan akan tetap digunakan baik pada metode perpetual maupun periodik, hanya saja perbedaannya adalah pada metode perpetual untuk mencatat traksaksi penjualan dan retur penjualan akan diikuti dengan satu ayat jurnal lagi untuk mencatat beban pokok atas barang yang terjual dan pertambahan atau pengurangan persediaan.

 

a. Mencatat Pembelian

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi pembelian persediaan adalah sebagai berikut:

 

Pembelian                 Kas / Hutang Dagang

XXX

XXX

 

b. Mencatat Retur Pembelian

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi retur pembelian atas persediaan adalah sebagai berikut:

Kas / Hutang Dagang                 Retur Pembelian

XXX

XXX

c. Mencatat Biaya Angkut Pembelian

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi pembayaran biaya angkut pembelian adalah sebagai berikut:

Biaya Angkut Pembelian                 Kas / Hutang Dagang

XXX

XXX

d. Mencatat Potongan Pembelian

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh pembeli untuk mencatat transaksi pembayaran utang disertai dengan potongan pembelian adalah sebagai berikut:

Hutang Dagang                 Potongan Pembelian                 Kas

XXX

XXX XXX

 

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh pembeli untuk mencatat transaksi pembayaran utang jika tanpa disertai dengan potongan pembelian adalah sebagai berikut:

Hutang Dagang                 Kas

XXX

XXX

 

e. Mencatat Penjualan

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh penjual untuk mencatat transaksi penjualan persediaan kepada pelanggan adalah sebagai berikut:

 

Kas / Piutang Dagang                 Penjualan

XXX

XXX

  

f. Mencatat Retur Penjualan

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh perusahaan untuk mencatat transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijualnya adalah sebagai berikut:

Retur Penjualan                 Kas / Piutang Dagang

XXX

XXX

g. Mencatat Potongan Penjualan

Ayat jurnal yang perlu dibuat oleh penjual pada saat menerima pelunasan piutang dagang oleh pelanggan disertai dengan potongan penjualan adalah sebagai berikut:

Kas Potongan Penjualan                 Piutang Dagang

XXX XXX

XXX

 

Sedangkan ayat jurnal yang perlu dibuat oleh penjual pada saat menerima pelunasan piutang dagang oleh pelanggan jika tanpa disertai dengan potongan penjualan adalah sebagai berikut:

Kas                 Piutang Dagang

XXX

XXX

h. Mencatat Biaya Angkut Penjualan

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat transaksi pembayaran biaya angkut penjualan adalah sebagai berikut:

Biaya Angkut Penjualan                 Kas / Hutang Dagang

XXX

XXX

Secara ringkas berikut ini adalah tabel perbedaan pencatatan transaksi metode perpetual dengan metode periodik :

 

Pencatatan Penyesuaian atas Persediaan Akhir

Jika perusahaan menggunakan metode periodik, maka pada setiap akhir periode akuntansi setelah dilakukannya perhitungan fisik atas persediaan akhir perlu dibuat ayat jurnal penyesuaian untuk mencatat besarnya persediaan akhir yang terdapat di gudang.

Terdapat 2 metode dalam mencatat penyesuaian atas persediaan akhir dengan menggunakan sistem periodik, yaitu metode ikhtisar laba rugi dan metode beban pokok penjualan.

 

a. Metode Ikhtisar Laba Rugi

Ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat penyesuaian atas persediaan akhir dengan metode ikhtisar laba rugi adalah sebagai berikut:

 

Ikhtisar Laba Rugi                 Persediaan Barang Dagang (Awal)   Persediaan Barang Dagang (Akhir)                 Ikhtisar Laba Rugi

XXX     XXX

XXX     XXX

b. Metode Beban Pokok Penjualan

ayat jurnal yang perlu dibuat untuk mencatat penyesuaian atas persediaan akhir dengan metode beban pokok penjualan adalah sebagai berikut:

Beban Pokok Penjualan                 Pembelian                 Biaya Angkut Pembelian                 Persediaan Barang Dagang (Awal)   Persediaan Barang Dagang (Akhir) Potongan Pembelian Retur Pembelian                 Beban Pokok Penjualan

XXX         XXX XXX XXX

XXX XXX XXX         XXX

Namun jika perusahaan menggunakan metode perpetual dalam mencatat persediaan barang dagangnya, maka akun persediaan barang dagang akan dicatat secara terpisah dalam buku besar. Nantinya, sepanjang periode akuntansi, saldo akun ini akan menunjukkan jumlah barang dagang yang tersedia untuk dijual pada saat itu juga, sehingga tidak perlu dilakukan penyesuaian.

Dengan demikian, pihak manajemen dapat mengetahui besarnya persediaan barang dagang yang terdapat di gudang kapanpun mereka mau, tanpa harus menunggu adanya perhitungan fisik. Jadi, berbeda dengan sistem periodik yang harus dilakukan perhitungan fisik terlebih dahulu untuk mengetahui persediaan barang dagang yang terdapat di gudang.

Sehingga dari sisi pengendalian internal, metode perpetual lebih baik daripada metode periodik, terutama dalam hal pengamanan atas persediaan dan tersediaanya catatan akuntansi yang lebih akurat dan tepat waktu.